LugRoma

LinuxDay Howto

Postato il 30 Gennaio 2005 alle 21:05 da rockdreamer.

Indice

Organizzazione pre evento
Organizzazione durante l’evento
Errori e soluzioni
TODO Lists

Organizzazione pre evento

Quanto prima bisogna iniziare?

La nostra è una associazione di volontariato ed è difficile fare affidamento sulle chiacchiere. I volontari sono difficili da reperire e possono scomparire senza preavviso. Data questa premessa polemica ;-), è buona norma iniziare a pensare al Linuxday

almeno 3 mesi prima dell’evento

.

In cosa consiste l’organizzazione

Bisogna:

Creare un gruppo di coordinamento
Trovare i volontari per svolgere i task
Trovare un luogo dove fare l’evento
Ottenere i permessi per fare l’evento
Contattare sponsor
Preparare il framework del sito
Preparare un programma di massima
Invitare i relatori
Aggiornare il sito
Stare dietro ai relatori per avere le slide
Verificare il tipo di intervento
Preparare il materiale cartaceo da distribuire
Preparare locandine da attaccare
Attacchinare locandine
Trovare i responsabili delle aule
Preparare l’installfest
Scegliere quali distribuzioni offrire
Trovare portatili e proiettori per le proiezioni

Il gruppo di coordinamento

Bisogna definire dall’inizio un gruppo di persone che coordinino i volontari. Può essere un’unica persona, come può essere un gruppo di al massimo tre persone. La sostanza è che chi appartiene a tale gruppo deve essere pronto a svolgere un notevole lavoro di comunicazione tra lui, i volontari, i soci, gli sponsor, i relatori, gli ospiti. Se si tratta di più persone è necessario che ci sia affiatamento e fiducia per quanto riguarda l’organizzazione in quanto

ogni coordinatore deve essere libero di prendere decisioni in piena autonomia

.

Cosa devono fare i coordinatori

Coordinare
Trovare chi fa cosa
Assicurarsi che chi dice che fa una cosa abbia le risorse per farlo
Controllare che chi deve fare una cosa lo faccia veramente (detto anche cat-herding)
Verificare che non ci siano uomini-autobus (ossia persone che se diventano non reperibili fanno saltare tutto)

Cosa non devono fare i coordinatori

Fare le cose che devono fare i volontari al posto dei volontari che si sono già offerti.
Offrirsi di fare qualcosa se questo gli impedisce di fare il loro lavoro di coordinazione.

i volontari

E’ molto difficile trovare volontari per “organizzare il Linuxday”. Basta vedere la lista delle cose da fare per rendersi conto che nessuna persona sana di mente si metterebbe in testa di fare tutta quella roba!

Diventa quindi necessario spezzettare il lavoro in task piccoli e facili da fare. Il gruppo di coordinamento deve anche arrivare a chiedere alle singole persone di fare una cosa e no solo aspettare che si offrino spontaneamente.

Bisogna evitare di caricare troppo un volontario, calcolando sempre che è possibile che serva aiuto extra all’ultimo minuto.

Il luogo

I luoghi dove svolgere la manifestazione devono essere prenotati con adeguato anticipo.

Indicativamente

2 mesi prima

dell’evento. Prima è (sempre) meglio.

Quando si tratta di aule all’università, va chiesta l’autorizzazione presso la segreteria della presidenza responsabile per le aule richieste.

Nella richiesta vanno indicate con precisione il numero delle aule, le aule specifiche richieste, la data e l’ora in cui si terrà la manifestazione, il tipo di manifestazione, gli ausili utilizzati (microfoni, proiettori)

L’autorizzazione deve essere consegnata

per iscritto

dopo aver presentato la richiesta corredata di firma e timbro dell’ente che eroga l’autorizzazione e deve essere reperibile il giorno della manifestazione prima dell’inizio dell’evento.

E’ bene verificare con le persone responsabili che gli addetti alla sicurezza siano aggiornati sul fatto che ci sarà un evento. Verificare inoltre se nello stesso periodo ci sono eventi che possono andare in conflitto, tipo manutenzioni programmate (vedere sezione errori), periodi di esami o altri eventi in sale adiacenti.

Gli sponsor

Gli sponsor vanno contattati dall’inizio, in modo da poter preparare l’evento avendo chiare le risorse monetarie disponibili. Bisogna tener presente eventuali rimborsi per i relatori, costi di pubblicità, gestione ecc.

Quello che si può fare con 500Eur è diverso da quello che si può fare con 2000Eur che è diverso da quello che si può fare senza spendere un soldo.

Bisogna rendere chiaro agli sponsor che non possiamo ne intendiamo accettare sponsorizzazioni in cambio di promozione di prodotti non liberi.

Va chiarito inoltre che non si accettano accordi di esclusività. (tipo fornire solo una distribuzione, installare solo una distribuzione, rifiutare interventi tecnici su tecnologie concorrenti ecc)

Bisogna chiedere agli sponsor il materiale da usare (logo ecc) nelle locandine ed eventuali linee guida sull’utilizzo dello stesso. Eventuali stand vanno concordati il prima possibile.

il sito

Il sito può essere gestito in maniera collaborativa, oppure tramite un gruppo di persone con accesso in ftp. Non deve essere difficile per una persona nuova entrare e collaborare alla costruzione del sito. Questo vuol dire che le password devono essere note ai coordinatori, i quali possono dare accesso a chiunque sia di loro fiducia.

Il minimo materiale disponibile deve comprendere:

Il programma
Il luogo e indicazioni su come arrivare
Informazioni sui talk
Informazioni di base sull’evento
Un’eventuale form di registrazione/Contatto

Il programma di massima

Il programma dell’evento può subire modifiche fino all’ultimo minuto visto che non offriamo compensazioni ai relatori (ed è il caso di renderlo noto sul sito e sulle locandine) ma questo non vuol dire che non si può preparare un programma di massima.

Tipicamente si può preparare un programma diviso in slot da un’ora per quanto riguarda gli interventi e periodi di più ore per quanto riguarda cose come l’installfest (questa è stata l’organizzazione applicata finora)

Anche se all’inizio sembra difficile trovare interventi interessanti, all’avvicinarsi del LinuxDay tendono a presentarsi gli eventi dei “ritardatari” , quindi bisogna tenere questo fatto in considerazione prima di accettare un’intervento possibilmente poco interessante.

Negli ultimi linuxday abbiamo avuto almeno una decina di interventi.

Calcolando che:

non si parte con gli interventi prima delle 9:30 (prima non c’è affluenza)
Si fa una pausa pranzo di almeno un’ora
è buona norma finire alle 17:00 (anche per una questione di risorse fisiche degli organizzatori)

Diventa chiaro che mettere più di cinque interventi per aula è rischioso (eventuali ritardi si possono accavallare, facendo saltare la giornata)

Relatori

La parola chiave da usare con i relatori è una:

comunicazione

I relatori vanno contattati periodicamente e servono volontari dedicati a questo lavoro. In particolare bisogna:

Fare un call for papers e dargli la massima diffusione
Chiamare eventualmente persone illustri del mondo del software libero (compatibilmente con le risorse monetarie disponibili).
Rispondere in tempi brevi ad ogni persona interessata a fare un’intervento (anche se la risposta è negativa)
Rendere chiare dall’inizio le condizioni alle quali si fa l’intervento
Controllare se i relatori hanno necessità particolari
Contattare periodicamente i relatori per verificare la preparazione del loro intervento

Le condizioni possono cambiare ma alcune cose sulle quali non si può prescindere sono:

I relatori devono fornire il prima possibile:
- indirizzo email
- recapito telefonico
- Titolo breve dell’intervento
- abstract di 2-5 righe
- informazioni sul loro impiego relativamente al tema che intendono presentare.
- Qualche informazione personale che vogliono vedere pubblicata.
I relatori, se fanno uso di slide o di appunti, devono fornire prima del giorno dell’evento una copia elettronica degli stessi sotto licenza che permetta la pubblicazione e la ridistribuzione libera.
Non si accettano interventi riguardanti sistemi proprietari (questo non vuol dire che se un sistema libero fa uso, o gira sotto un sistema proprietario non viene accettato, anzi)
I coordinatori hanno il diritto insindacabile di annullare l’intervento per motivi comprovati ed in particolare se non saranno seguite queste condizioni.
La prestazione fornita non sarà retribuita. Si possono concordare anticipatamente eventuali rimborsi spese. Richieste successive non saranno prese in considerazione

Tra le necessità da tenere in considerazione ci sono:

Problemi di accessibilità (in tal caso bisogna organizzarsi con chi gestisce i locali)
Necessità di programmi da installare sui computer usati per la presentazione. In linea di massima nessun relatore dovrebbe portare il proprio portatile ed i computer locali dovrebbero avere tutto l’occorrente. Chi porta il proprio portatile perde il tempo necessario a configurarlo dal tempo a sua disposizione per fare l’intervento.
Necessità di tempo aggiuntivo. Lo slot tipico è di 45 minuti per l’intervento + 15 minuti per Q/A. Chi sfora sarà interrotto. Pertanto le necessità di tempo vanno comunicate con il maggior anticipo disponibile, sia che si tratti di tempo in meno che di tempo in più.

Sugli interventi

Il tipo di intervento deve essere consono alla linea che si vuole dare all’evento. Se si vuole fare un’evento di carattere tecnico, un’intervento di tipo “politico” va scorraggiato.

Visto che ci sono stati spiacevoli inconvenienti in passato, bisogna assicurarsi che l’intervento concesso non degeneri in uno show pubblicitario a basso costo per una azienda. Questo non vuol dire che il relatore non può citare nomi di aziende e/o usare loghi (anche se è la propria o quella per la quale lavora, se il talk è relativo ad una tecnologia fornita dalla propria azienda), ma che se l’intervento che è stato descritto agli organizzatori è di carattere tecnico, deve rimanere di tale tipo ed i riferimenti ad aziende deve essere limitato.

Eventualmente si possono organizzare interventi sponsorizzati a pagamento, dove il relatore è libero di presentare la propria azienda ed i propri prodotti, salvo restando che tale intervento non deve trattare prodotti sotto licenza non libera. Interventi del genere vanno concordati in anticipo e vanno sottoposti a ratifica dall’associazione.

materiale cartaceo

Vanno stampati e offerti a chi viene:

Il programma
Presentazione dell’associazione
Materiale introduttivo a GNU/Linux ed il Software Libero

Possono essere preparati pannelli con informazioni di vario genere:

Luoghi dove mangiare, cartina delle aule
Informazioni su brevetti ecc
Quali distribuzioni offriamo
Come iscriversi all’associazione

Calcolando i tempi di stampa, il materiale cartaceo deve essere pronto almeno 2 settimane prima dell’evento e contestualmente deve essere stata presa una decisione riguardo a chi farà le stampe e con quale qualità (cartoncini, depliant, fotocopia B/N o colori)

E’ escluso il programma che può essere preparato e fotocopiato il giorno prima dell’evento, visto che tipicamente almeno un relatore da forfait ogni anno, tipicamente qualche giorno prima dell’evento

Materiale pubblicitario

Tipicamente si possono fare:

Volantini
Poster
Banner

Bisogna individuare i costi tipici di:

Volantini A5 B/N:
Volantini A5 Colori:
Poster A4 Colori:
Poster colorato in cartoncino:
Poster A4 B/N fotocopiabile:

Il materiale pubblicitario non deve necessariamente includere dettagli sul programma e può pertanto essere preparato appena viene deciso il luogo ed il programma di massima dell’evento. Si possono cercare contatti presso gli sponsor.

Ad ogni modo, il materiale pubblicitario deve essere pronto

2 settimane e mezza prima dell’evento

in modo da permetterne la diffusione a chi lo deve distribuire.

E’ inutile preparare materiale pubblicitario se non viene distribuito in tempi adeguati.

Vanno fatte campagne di affissione almeno:

2 settimane prima (a metà settimana)
il lunedì, il mercoledì ed il venerdì prima

Eventuali scambi di banner con altri siti possono essere utili.

I responsabili delle aule

Durante gli interventi servono i cosidetti responsabili di aula.

I compiti del responsabile dell’aula sono:

Aiutare il relatore a usare il proiettore
Indicare al relatore quando mancano 10 e 5 minuti allo scadere del tempo a sua disposizione
Chiedere al relatore di fermarsi se va oltre il tempo concesso
Custodire sotto la sua responsabilità l’aula ed il materiale contenuto (portatile, proiettore, microfono)

Durante la pausa pranzo si devono organizzare controlli delle aule vuote

E’ buona regola assegnare chi è responsabile di quale intervento prima del giorno dell’evento.

L’installfest

(Chi riempie?) Stelian, tra qualche giorno

Masterizzazione custom

Durante la manifestazione, può essere presente uno stand per la “Masterizzazione custom”, cioè la masterizzazione a richiesta di distribuzioni linux.

Bisogna trovare almeno 2 computer, che devono avere i seguenti requisiti:

masterizzatore
disponibilità per tutta la durata della manifestazione
tanto spazio su HD per ospitare tutte le ISO
script per lanciare velocemente le masterizzazioni ed eventualmente leggere nuove ISO
proprietario raggiungibile durante la manifestazione, in caso di problemi

Le ISO devono essere scelte e memorizzate in anticipo sugli HD.

Bisogna fare un elenco delle distribuzioni supportate, e decidere se si vuole essere “elastici” e accettare anche distro portate da terzi. Si può scegliere di privilegiare i live-cd o le distro da un solo CD.

Solo un sistema di gestione pensato in anticipo permette uno smistamento efficiente della coda di ISO.

Se i CD hanno bisogno di etichette, l’ideale sarebbe attaccarle prima.

Per gestire al meglio uno stand di masterizzazione servono almeno tre persone: uno gestisce la coda, due lanciano le masterizzazioni. Al massimo, con N computer, sono utili N/2 persone.

Organizzazione durante l’evento

Sveglia!

Calcolando che l’evento inizia alle 9:00 e che gli interventi iniziano alle 9:30, è necessario che i primi volontari siano presenti due ore prima. (prima di cosa? essere li alle 7:00 non è molto utile, è troppo presto!)

Va verificata la condizione dei microfoni, dei proiettori e/o di altre cose nelle aule e avvisata immediatamente la guardia se ci sono malfunzionamenti.

Indicazioni

Vanno attaccate indicazioni dalle fermate dei mezzi pubblici in modo che i partecipanti possano arrivare senza perdersi. Basta stampare prima dei fogli con delle frecce e il logo del pinguino o la scritta Linuxday.

Preparazione banchi

Si possono preparare banchi per l’iscrizione nuovi soci, masterizzazione CD custom, vendita/offerta gadgets ecc.

Vanno preparati i banchi, prese per i computer della masterizzazione, i gadget esposti e fatto un’inventario di quanto portato.

Cartelli poster

Vanno preparati cartelloni con i poster pubblicitari e informativi

Preparazione Aula install fest

Vanno posati cavi di rete e di alimentazione e portati i monitor/tastiere/mouse di scorta.

Inizio Interventi

A inizio interventi devono essere presenti i responsabili delle aule della prima ora. Se qualche aula non è coperta da un responsabile, tale va ricercato al più presto, segnato come tale e deve essere reperibile col cellulare.

Pausa Pranzo

Durante la pausa pranzo vanno istituiti turni di guardia per i banchi e per le aule.

Termine Evento

Alla fine dell’evento vanno raccolti i materiali rimasti e fatto un’inventario per verificare che non manchi nulla.

Errori e soluzioni

Questi sono alcuni errori che abbiamo veramente commesso nelle edizioni precedenti.

Sbagliando si impara, anche se è imbarazzante!

Ci sono ritardi perchè non funziona la proiezione (2004)

E’ importante che tutti i relatori mandino le slide il giorno prima. Queste devono essere disponibili su almeno due chiavi USB ai coordinatori. Se un relatore insiste per usare il suo portatile, bisogna dirgli che in caso di ritardo, il tempo perso non sarà recuperato. Se il relatore non termina al tempo prestabilito, il responsabile dell’aula deve chiedergli di interrompere e di continuare al di fuori dell’aula in modo da permettere al prossimo relatore di fare il suo intervento.

Non c’è il programma stampato! (2004)

Il programma va preparato con adeguato anticipo, preferibilmente in modo da poterlo presentare entro la scadenza chiesta da ILS. In questo modo si possono stampare copie per chi viene.

La guardia non ci fa entrare! (2004)

E’ importante avere a disposizione le necessarie autorizzazioni nel momento in cui arrivano i primi volontari. E’ utile dare le copie cartacee alle persone che abitano più vicino al luogo dell’evento in modo che siano reperibili da subito. E’ meglio verificare quali procedure vanno usate per evitare questo tipo di inconveniente da prima. (Tipo chiamare in segreteria per chiedere se le guardie sono state avvisate il giorno prima)

Stanno facendo lavori, fanno troppo rumore e non si sente niente (2003)

Bisogna verificare da prima se ci sono lavori programmati nel periodo dell’evento e, se necessario spostare l’evento.

TODO Lists

Di seguito alcune liste da usare durante l’organizzazione

Lista TODO Materiale

Materiale Cartaceo
- Press Kit
- Kit di Benvenuto
- Poster Informativi
- Fogli Indicazioni
- Label CD
Materiale Pubblicitario
- Poster pubblicitario
- Volantino
CD
- vuoti
- offerti da distro
Pannelli per poster
Banchi/tavoli e sedie
Portatili per presentazioni
Proiettori per presentazioni
Chiavette USB per file delle presentazioni
Pennarelli per Label CD

Lista TODO Installfest

Ciabatte
Cavi di rete
Switch
Presentazione
Distro da installare

Lista TODO Interventi

for each intervento:

Dati relatore
Dati intervento
Richieste particolari ottenute
Tempo necessario verificato dal relatore
Ricevuto il file di presentazione
Assegnato responsabile aula

Lista TODO Sito

Infrastruttura
Programma
Elenco interventi
Istruzioni installfest
Istruzioni per arrivare